Handbuch: Gruppenadmin

1. Ihre Rolle als Gruppenadmin

Als Gruppenadmin verwalten Sie die Mitglieder Ihrer Gruppe. Sie können Benutzer einladen, anlegen, deren Rolle innerhalb der Gruppe ändern und sie bei Bedarf entfernen. Auf systemweite Einstellungen (z. B. SMTP, globale Benutzerverwaltung) haben Sie keinen Zugriff.

2. Gruppenübersicht

Auf der Verwaltungsseite sehen Sie alle Mitglieder Ihrer Gruppe in einer Tabelle mit folgenden Spalten:

• Name – Anzeigename des Benutzers
• E-Mail – Mailadresse (Anmeldekennung)
• Gruppenrolle – Gruppenadmin oder Mitglied
• Letzte Anmeldung – wann sich der Benutzer zuletzt eingeloggt hat
• Aktionen – Bearbeiten, Passwort zurücksetzen, Aus Gruppe entfernen

Verwalten Sie mehrere Gruppen, erscheint oben ein Dropdown zur Gruppenauswahl.

3. Benutzer per E-Mail einladen

Die empfohlene Methode, um neue Mitglieder aufzunehmen. Der Eingeladene legt sein Passwort selbst fest.

1. Scrollen Sie auf der Verwaltungsseite zum Bereich Einladen.
2. Tragen Sie die E-Mail-Adresse der einzuladenden Person ein.
3. Wählen Sie die gewünschte Rolle: Mitglied oder Gruppenadmin.
4. Klicken Sie auf Einladen.

Das System versendet automatisch eine E-Mail mit einem persönlichen Einladungslink. Dieser Link ist 7 Tage gültig. Der Empfänger klickt darauf, gibt einen Namen und ein Passwort ein und ist sofort Mitglied.

4. Benutzer direkt anlegen

Nutzen Sie diese Funktion, wenn Sie den Zugang sofort einrichten möchten, ohne auf eine Annahme zu warten.

1. Klicken Sie oben rechts auf Neuer Benutzer.
2. Füllen Sie das Formular aus:
   • Vorname & Nachname – mind. 3 Zeichen
   • E-Mail – muss eindeutig im System sein (Anmeldekennung)
   • Passwort – mind. 8 Zeichen (geben Sie es dem Benutzer sicher weiter)
   • Gruppenrolle – Mitglied oder Gruppenadmin
3. Klicken Sie auf Erstellen.

5. Mitglieder verwalten

Rolle ändern

1. Klicken Sie in der Tabellenzeile des Benutzers auf Bearbeiten.
2. Wählen Sie im Dropdown die neue Rolle (Mitglied oder Gruppenadmin).
3. Klicken Sie auf Speichern.

Benutzer aus der Gruppe entfernen

Durch das Entfernen verlässt der Benutzer die Gruppe. Sein Konto bleibt im System erhalten — er verliert lediglich den Zugang zu gruppenbasierten Projekten.

1. Klicken Sie in der Tabellenzeile auf Aus Gruppe entfernen.
2. Bestätigen Sie den Sicherheitsdialog.

6. Einladungen verwalten

Unter dem Einladen-Formular sehen Sie alle ausstehenden Einladungen — also solche, die noch nicht angenommen wurden und nicht abgelaufen sind.

• E-Mail – an wen die Einladung gesendet wurde
• Rolle – zugewiesene Gruppenrolle nach Annahme
• Läuft ab – Verfallsdatum (7 Tage nach Versand)
• Widerrufen – löscht die Einladung sofort

Nach Ablauf oder Widerruf kann erneut eingeladen werden.

7. Passwort zurücksetzen

Falls ein Benutzer keinen Zugang mehr hat, können Sie sein Passwort direkt setzen.

1. Klicken Sie in der Tabellenzeile auf PW Reset.
2. Geben Sie ein neues Passwort ein (mind. 8 Zeichen).
3. Klicken Sie auf Zurücksetzen.

8. Eigene Sicherheitseinstellungen

Unter Einstellungen → Sicherheit (/settings/totp) können Sie Ihren Account mit Zwei-Faktor-Authentifizierung absichern:

• Authenticator-App (TOTP) – QR-Code mit einer App scannen (z. B. Google Authenticator, Authy). Bei jeder Anmeldung wird ein 6-stelliger Code verlangt.
• E-Mail-Code – Bei jeder Anmeldung wird ein Code an Ihre E-Mail-Adresse gesendet (10 Minuten gültig).

Beide Methoden lassen sich gleichzeitig aktivieren. In diesem Fall wählen Sie beim Login die gewünschte Methode selbst.