Handbuch
E-Mail-Benachrichtigungen
Alle automatischen E-Mails auf einen Blick — Auslöser · Inhalt · Empfänger. Mails werden nur versendet wenn SMTP konfiguriert ist und Benachrichtigungen aktiviert sind. Einige Mails können pro Projekt deaktiviert werden (Projekteinstellungen → Benachrichtigungen).
Inhalt
① Aufgabenstart & Vorgänger
Aufgabe ohne Vorgänger startet heute
täglich · Cron-Job
Bedingungen: Startdatum = Heute · keine Vorgängeraufgabe · Aufgabe noch nicht erledigt · Projekteinstellung aktiv
AuslöserTäglicher Cron-Job
→
Beispiel-Mail
Plenvo: Aufgabe kann begonnen werden – Website-Relaunch
Hallo Anna, die Aufgabe Website-Relaunch im Projekt Webprojekt 2025 startet heute. Sie können jetzt beginnen. Fällig: 15.06.2025.
→
Empfänger
- Zugewiesene (intern)
- Zugewiesene (extern, mit E-Mail)
Letzter Vorgänger wird abgeschlossen
sofort · Statusänderung
Bedingungen: Aufgabe A wird auf „Erledigt" gesetzt · A ist Vorgänger von B · alle Vorgänger von B sind nun erledigt · B selbst noch offen
Hinweis: Startdatum von B spielt keine Rolle – auch wenn es in der Vergangenheit liegt, wird die Mail versendet.
AuslöserBenutzer setzt
Vorgängeraufgabe
auf „Erledigt"
Vorgängeraufgabe
auf „Erledigt"
→
Beispiel-Mail
Plenvo: Aufgabe kann begonnen werden – Design-Entwurf
Hallo Max, alle Vorgängeraufgaben von Design-Entwurf im Projekt Webprojekt sind nun abgeschlossen. Sie können jetzt mit Ihrer Aufgabe beginnen.
→
Empfänger
- Zugewiesene der Nachfolgeraufgabe (intern + extern)
② Fristen & Erinnerungen
3-Tage-Erinnerung vor Fälligkeit
täglich · Cron-Job
Bedingungen: Fälligkeitsdatum = Heute + 3 Tage · Aufgabe noch nicht erledigt
AuslöserTäglicher Cron-Job
→
Beispiel-Mail
Plenvo: Erinnerung – Angebot einreichen
Hallo Lisa, Erinnerung: Die Aufgabe Angebot einreichen im Projekt Kundenprojekt ist in 3 Tagen fällig.
→
Empfänger
- Zugewiesene (intern)
- Zugewiesene (extern, mit E-Mail)
Aufgabe ist heute fällig
täglich · Cron-Job
Bedingungen: Fälligkeitsdatum = Heute · Aufgabe noch nicht erledigt
AuslöserTäglicher Cron-Job
→
Beispiel-Mail
Plenvo: Heute fällig – Präsentation vorbereiten
Hallo Tom, Erinnerung: Die Aufgabe Präsentation vorbereiten im Projekt Quartalsbericht ist heute fällig.
→
Empfänger
- Zugewiesene (intern)
- Zugewiesene (extern, mit E-Mail)
Aufgabe ist überfällig
täglich · Cron-Job
Bedingungen: Fälligkeitsdatum = Gestern · Aufgabe noch nicht erledigt · geht an Projektleiter, nicht an Zugewiesene
AuslöserTäglicher Cron-Job
(Tag nach Fälligkeit)
(Tag nach Fälligkeit)
→
Beispiel-Mail
Plenvo: Überfällige Aufgabe – Server-Migration
Die Aufgabe Server-Migration (Projekt: IT-Infrastruktur) ist überfällig. Fällig war: 10.05.2025.
→
Empfänger
- Projektleiter / Owner
- Manager des Projekts
③ Zuweisung & Entfernung
Aufgabe zugewiesen (interner Benutzer)
sofort
Bedingungen: Ein interner Benutzer wird einer Aufgabe hinzugefügt · Projekteinstellung aktiv
AuslöserProjektleiter weist
Aufgabe zu
Aufgabe zu
→
Beispiel-Mail
Plenvo: Aufgabe zugewiesen – Konzept erstellen
Hallo Anna, Ihnen wurde die Aufgabe Konzept erstellen im Projekt Webprojekt zugewiesen.
→
Empfänger
- Neu zugewiesener
Benutzer
Aufgabe zugewiesen (externer Teilnehmer)
sofort
Bedingungen: Ein externer Teilnehmer wird einer Aufgabe zugewiesen · E-Mail-Adresse hinterlegt · Projekteinstellung aktiv
AuslöserProjektleiter weist
externen Teilnehmer zu
externen Teilnehmer zu
→
Beispiel-Mail
Plenvo: Aufgabe zugewiesen – Lieferung prüfen
Hallo Sandra, Ihnen wurde die Aufgabe Lieferung prüfen im Projekt Lagerprojekt zugewiesen. [Link zu Aufgabenübersicht]
→
Empfänger
- Externer Teilnehmer
(an seine E-Mail)
Von Aufgabe entfernt
sofort
Bedingungen: Benutzer oder externer Teilnehmer wird von einer Aufgabe abgezogen · Projekteinstellung aktiv
AuslöserProjektleiter entfernt
Person von Aufgabe
Person von Aufgabe
→
Beispiel-Mail
Plenvo: Von Aufgabe entfernt – Konzept erstellen
Hallo Anna, Sie wurden von der Aufgabe Konzept erstellen im Projekt Webprojekt entfernt.
→
Empfänger
- Entfernte Person
(intern oder extern)
④ Aufgabenänderungen & Kommentare
Aufgabe geändert (Fälligkeit, Priorität, Beschreibung …)
sofort
Bedingungen: Aufgabe wird gespeichert mit inhaltlicher Änderung · Empfänger ist nicht derjenige, der die Änderung vorgenommen hat · Projekteinstellung aktiv
AuslöserProjektleiter oder
Mitglied speichert
Aufgabenänderung
Mitglied speichert
Aufgabenänderung
→
Beispiel-Mail
Plenvo: Aufgabe geändert – Konzept erstellen
Hallo Tom, die Aufgabe Konzept erstellen im Projekt Webprojekt wurde geändert.
→
Empfänger
- Alle Zugewiesenen
(außer Autor der Änderung) - intern + extern
Kommentar hinzugefügt
sofort
Bedingungen: Kommentar wird gespeichert (durch internen Benutzer oder externen Teilnehmer) · Empfänger ist nicht der Kommentator · Projekteinstellung aktiv
AuslöserBenutzer oder Externer
schreibt Kommentar
schreibt Kommentar
→
Beispiel-Mail
Plenvo: Neuer Kommentar – Logo-Entwurf
Hallo Max, Klaus Müller hat die Aufgabe Logo-Entwurf im Projekt Rebranding kommentiert.
→
Empfänger
- Alle Zugewiesenen
(außer Kommentator) - intern + extern
@Erwähnung in einem Kommentar
sofort
Bedingungen: Kommentar enthält @Name eines Projektmitglieds oder externen Teilnehmers · Erwähnter ist nicht der Kommentator
AuslöserKommentar mit
@Lisa gespeichert
@Lisa gespeichert
→
Beispiel-Mail
Plenvo: Sie wurden erwähnt – Konzept erstellen
Hallo Lisa, Klaus Müller hat Sie in einem Kommentar zur Aufgabe Konzept erstellen im Projekt Webprojekt erwähnt.
→
Empfänger
- @Erwähnte Person
(intern oder extern)
Neuer Dateianhang hochgeladen
sofort
Bedingungen: Datei an eine Aufgabe angehängt · Empfänger ist nicht der Hochlader · Projekteinstellung aktiv
AuslöserBenutzer lädt
Datei an Aufgabe hoch
Datei an Aufgabe hoch
→
Beispiel-Mail
Plenvo: Neuer Anhang – Konzept erstellen
Hallo Tom, bei der Aufgabe Konzept erstellen im Projekt Webprojekt wurde ein neuer Anhang hochgeladen.
→
Empfänger
- Alle Zugewiesenen
(außer Hochlader) - intern + extern
⑤ Projektleitermeldungen
Neue Aufgabe erstellt
sofort
Bedingungen: Aufgabe wird im Projekt angelegt · Ersteller ist nicht selbst Projektleiter · Projekteinstellung aktiv
AuslöserMitglied erstellt
neue Aufgabe
neue Aufgabe
→
Beispiel-Mail
Plenvo: Neue Aufgabe – Angebot schreiben
Eine neue Aufgabe wurde im Projekt Kundenprojekt erstellt: Angebot schreiben. Erstellt von: Anna Müller.
→
Empfänger
- Projektleiter / Owner
- Manager des Projekts
Aufgabe abgeschlossen
sofort
Bedingungen: Aufgabenstatus wechselt auf einen „Erledigt"-Status · Erledigender ist nicht selbst Projektleiter · Projekteinstellung aktiv
AuslöserBenutzer oder Externer
setzt Status auf
„Erledigt"
setzt Status auf
„Erledigt"
→
Beispiel-Mail
Plenvo: Aufgabe abgeschlossen – Testbericht schreiben
Die Aufgabe Testbericht schreiben (Projekt: QA-Zyklus) wurde abgeschlossen. Abgeschlossen von: Tom Schmidt.
→
Empfänger
- Projektleiter / Owner
- Manager des Projekts
Jede Aktivität im Projekt (opt-in)
Standard: deaktiviert
Standardmäßig deaktiviert. Muss pro Projekt unter Projekteinstellungen → Benachrichtigungen aktiviert werden.
Auslöser wenn aktiv: Jede Statusänderung, jeder Kommentar, jede Änderung durch ein Projektmitglied oder externen Teilnehmer
AuslöserBeliebige Aktivität
an einer Aufgabe
an einer Aufgabe
→
Beispiel-Mail
Plenvo: Aktivität – Kundenprojekt
Anna Müller – Status geändert
Aufgabe: Angebot schreiben
Aufgabe: Angebot schreiben
→
Empfänger
- Projektleiter / Owner
- Manager des Projekts
⑥ Konto & Anmeldung
E-Mail-Adresse bestätigen
sofort · Registrierung
AuslöserNeues Konto
wird registriert
wird registriert
→
Beispiel-Mail
Plenvo: E-Mail-Adresse bestätigen
Klicken Sie auf den Link um Ihre E-Mail-Adresse zu bestätigen. Der Link ist 24 Stunden gültig.
→
Empfänger
- Neu registrierter Benutzer
Passwort zurücksetzen
sofort · auf Anfrage
AuslöserBenutzer klickt
„Passwort vergessen?"
„Passwort vergessen?"
→
Beispiel-Mail
Plenvo: Passwort zurücksetzen
Sie haben eine Anfrage zum Zurücksetzen Ihres Passworts gestellt. Der Link ist 1 Stunde gültig.
→
Empfänger
- Anfragender Benutzer
Zwei-Faktor-Anmeldung (E-Mail-Code)
sofort · bei Login
Bedingungen: Benutzer hat E-Mail-2FA aktiviert, oder Administrator hat MFA für alle erzwungen
AuslöserBenutzer meldet
sich an
sich an
→
Beispiel-Mail
Plenvo: Ihr Anmeldecode 483021
Hallo, Ihr Anmeldecode lautet: 483021. Der Code ist 20 Minuten gültig.
→
Empfänger
- Anmeldender Benutzer
Gruppeneinladung
sofort · bei Einladung
AuslöserGruppenadmin lädt
neuen Benutzer ein
neuen Benutzer ein
→
Beispiel-Mail
Plenvo: Sie wurden eingeladen
Sie wurden von Klaus Müller eingeladen, dem Team beizutreten. Klicken Sie auf den Link, um Ihr Konto zu aktivieren.
→
Empfänger
- Eingeladene Person
⑦ Administration
Neue Benutzerregistrierung
sofort · bei Registrierung
Bedingungen: Öffentliche Registrierung ist aktiviert · Neuer Benutzer registriert sich (wartet auf E-Mail-Bestätigung)
AuslöserNeuer Benutzer
registriert sich
registriert sich
→
Beispiel-Mail
Plenvo: Neue Registrierung – anna.mueller
Ein neuer Benutzer hat sich registriert und wartet auf E-Mail-Bestätigung:
Benutzername: anna.mueller · E-Mail: anna@beispiel.de
Benutzername: anna.mueller · E-Mail: anna@beispiel.de
→
Empfänger
- Alle Admins
Anfrage: Gruppen erstellen dürfen
sofort · bei Anfrage
Bedingungen: Benutzer ohne Gruppenrecht stellt unter Einstellungen → Voreinstellungen eine Anfrage
AuslöserBenutzer beantragt
Recht zur Gruppen-
erstellung
Recht zur Gruppen-
erstellung
→
Beispiel-Mail
Plenvo: Gruppenanfrage von anna.mueller
Ein Benutzer beantragt die Berechtigung, eigene Gruppen anlegen zu dürfen:
Benutzername: anna.mueller · E-Mail: anna@beispiel.de
Benutzername: anna.mueller · E-Mail: anna@beispiel.de
→
Empfänger
- Alle Admins
⑧ Externe Teilnehmer
Identitätsprüfung nach Inaktivität
nach 3 h Inaktivität
Bedingungen: Externer öffnet seinen Freigabelink · letzte Aktivität liegt mehr als 3 Stunden zurück · E-Mail-Adresse hinterlegt
Hinweis: Externe ohne hinterlegte E-Mail-Adresse sind von dieser Prüfung ausgenommen.
AuslöserExterner öffnet
Freigabelink nach
langer Pause
Freigabelink nach
langer Pause
→
Beispiel-Mail
Plenvo: Ihr Zugangscode 719204
Hallo Sandra, Ihr Zugangscode für die externe Aufgabenansicht lautet: 719204. Gültig 20 Minuten.
→
Empfänger
- Externer Teilnehmer
(an seine E-Mail)
Externer ändert Status oder kommentiert
sofort
Bedingungen: Aktivitäts-Mail an Manager (wenn Projekteinstellung „Jede Aktivität" aktiv) · Kommentar-Mail an Zugewiesene (immer, wenn Projekteinstellung aktiv)
AuslöserExterner setzt Status
oder schreibt
Kommentar
oder schreibt
Kommentar
→
Beispiel-Mail
Plenvo: Aufgabe abgeschlossen – Lieferung prüfen
Die Aufgabe Lieferung prüfen wurde von Sandra Meier (Extern) abgeschlossen. Projekt: Lagerprojekt.
→
Empfänger
- Projektleiter / Manager
(bei Erledigung) - Alle Zugewiesenen
(bei Kommentar)
Legende:
Auslöser
E-Mail-Inhalt (Beispiel)
Empfänger
Bedingung
Standard: deaktiviert