Handbuch: Projektleiter

1. Ihre Rolle als Projektleiter

Als Projektleiter (Owner oder Manager) haben Sie die vollständige Kontrolle über ein Projekt: Sie planen Aufgaben, weisen sie zu, verfolgen den Fortschritt und koordinieren interne wie externe Mitglieder.

2. Projekt erstellen

1. Klicken Sie in der Navigation auf Projekte und dann auf Neues Projekt.
2. Füllen Sie das Formular aus:
   • Projektname – Pflichtfeld
   • Beschreibung – optional
   • Farbe – visuelle Kennzeichnung in der Übersicht
   • Standardansicht – Kanban, Liste oder Gantt (kann jederzeit geändert werden)
3. Klicken Sie auf Erstellen.

Nach der Erstellung gelangen Sie direkt in die Projektansicht. Das Projekt wird mit vier Standard-Status angelegt: Offen, In Arbeit, Überprüfung, Erledigt.

3. Mitglieder & Externe verwalten

Interne Mitglieder hinzufügen

1. Öffnen Sie das Projekt und klicken Sie oben auf Mitglieder (oder navigieren Sie zu Projekteinstellungen → Mitglieder).
2. Wählen Sie einen Benutzer aus der Liste und vergeben Sie eine Rolle:

   Owner	Vollzugriff inkl. Löschen
   Manager	Einstellungen, Mitglieder verwalten, alle Aufgaben
   Mitglied	Aufgaben erstellen und bearbeiten
   Gast	Nur lesen

3. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Externe Teilnehmer einladen

Externe können ohne eigenes Konto Aufgaben einsehen und kommentieren – sie erhalten einen persönlichen Zugangslink.

1. Gehen Sie zu Mitglieder und scrollen Sie zum Abschnitt Externe Teilnehmer.
2. Geben Sie Name und optional die E-Mail-Adresse ein.
3. Klicken Sie auf Hinzufügen.
4. Das System generiert einen einzigartigen Link (/ext/…), der per E-Mail versendet wird (bei konfiguriertem SMTP) oder manuell kopiert werden kann.

4. Status und Labels konfigurieren

Projektstatus

Jedes Projekt hat eigene Status, die die Spalten im Kanban-Board bilden. Standard: Offen, In Arbeit, Überprüfung, Erledigt.

Unter Projekteinstellungen → Status können Sie:

• Neue Status anlegen (Name, Farbe, Position)
• Bestehende umbenennen oder umfärben
• Reihenfolge per Drag & Drop anpassen
• Den Status als „erledigt" markieren (löst Benachrichtigungen aus)
• Status löschen (Aufgaben werden dabei auf einen anderen Status verschoben)

Labels

Labels sind farbige Tags, mit denen Aufgaben kategorisiert werden (z. B. Bug, Feature, Dringend). Anlegen unter Projekteinstellungen → Labels.

5. Aufgaben anlegen und zuweisen

Aufgabe erstellen

1. Klicken Sie im Kanban auf + Aufgabe in einer Spalte oder auf den Button Neue Aufgabe.
2. Füllen Sie das Formular aus:
   • Titel – kurze, aussagekräftige Bezeichnung
   • Beschreibung – detaillierte Informationen
   • Status – Startphase der Aufgabe
   • Priorität – Niedrig, Mittel, Hoch oder Dringend
   • Startdatum / Fälligkeitsdatum – für Gantt-Darstellung und Erinnerungen
   • Labels – ein oder mehrere Tags
   • Zuweisungen – interne Mitglieder oder externe Teilnehmer
   • Vorgänger – Aufgaben, die zuerst abgeschlossen sein müssen
   • Anhänge – Dateien bis 2 MB (JPG, PNG, GIF, WEBP)
3. Klicken Sie auf Erstellen.

Aufgabe bearbeiten

Klicken Sie auf eine Aufgabenkarte, um die Detailansicht zu öffnen. Dort können Sie alle Felder bearbeiten, Kommentare lesen und schreiben sowie Anhänge verwalten.

6. Vorgänger & Abhängigkeiten

Aufgabenabhängigkeiten helfen, die richtige Reihenfolge abzubilden. Eine Aufgabe mit einem Vorgänger kann erst sinnvoll bearbeitet werden, wenn der Vorgänger abgeschlossen ist.

• Vorgänger setzen: Im Aufgabenformular unter Vorgänger eine oder mehrere Aufgaben aus dem Projekt wählen.
• Nachfolger: Wird automatisch beim Vorgänger als Nachfolger eingetragen.
• Benachrichtigung: Wenn ein Vorgänger als erledigt markiert wird und die entsprechende Benachrichtigung aktiviert ist, werden die Bearbeiter des Nachfolgers automatisch informiert.
• Gantt-Visualisierung: Im Gantt-Diagramm werden Abhängigkeiten als Verbindungslinien dargestellt.

Auto-Verknüpfung

Im Gantt-Diagramm können Abhängigkeiten automatisch aus dem Zeitplan abgeleitet werden. Klicken Sie dazu in der Werkzeugleiste auf Auto-Verknüpfung.

Die Funktion analysiert die Start- und Enddaten aller Aufgaben und erstellt Verknüpfungen nach folgender Logik:

• Eine Aufgabe wird zum Vorgänger, wenn ihr Enddatum auf oder vor dem Startdatum einer anderen Aufgabe liegt.
• Es wird immer der nächstgelegene Vorgänger gewählt — nicht jede beliebige frühere Aufgabe.
• Laufen mehrere Aufgaben parallel und enden zum gleichen Zeitpunkt, werden alle als Vorgänger der Folgeaufgabe eingetragen.
• Bereits vorhandene Verknüpfungen werden nicht dupliziert.

7. Kanban, Liste & Gantt

Kanban-Board

Die interaktivste Ansicht. Jede Spalte entspricht einem Status.

• Aufgaben per Drag & Drop zwischen Spalten ziehen → Status ändert sich automatisch
• Innerhalb einer Spalte verschieben → Reihenfolge anpassen
• Klick auf Karte → Detailansicht
• Karten zeigen: Priorität, Fälligkeitsdatum, Bearbeiter-Avatare, Kommentar- und Anhang-Zähler

Listenansicht

Tabellarische Übersicht aller Aufgaben, ideal für Filterung und Sortierung.

• Filter nach: Status, Priorität, Bearbeiter, Label, Freitext
• Status direkt per Dropdown in der Zeile ändern
• Fälligkeitsdatum inline editierbar

Gantt-Diagramm

Zeitliche Darstellung aller Aufgaben auf einer Zeitachse.

• Zeigt Start- und Enddatum als Balken
• Abhängigkeiten als Verbindungslinien (manuell per Drag vom rechten Rand einer Aufgabe, oder automatisch über Auto-Verknüpfung)
• Balken verschieben oder skalieren → Datum wird sofort aktualisiert
• Aufgaben sind nach Startdatum sortiert; Aufgaben ohne Datum erscheinen alphabetisch am Ende
• Ideal für Deadline-Planung und Ressourcenübersicht

8. Benachrichtigungen konfigurieren

Unter Projekteinstellungen → E-Mail-Benachrichtigungen steuern Sie, wer wann informiert wird.

9. Projekt archivieren oder löschen

Archivieren

Ein archiviertes Projekt ist weiterhin lesbar, erscheint aber nicht mehr in der aktiven Projektliste. Unter Projekteinstellungen → Allgemein finden Sie den Button Archivieren. Archivierte Projekte können jederzeit wiederhergestellt werden.

Löschen

Das Löschen eines Projekts ist unwiderruflich. Alle Aufgaben, Kommentare, Anhänge und Aktivitäten werden dauerhaft gelöscht. Nur Administratoren können Projekte endgültig löschen.